Column: Wat vindt u van een digitaal kenniscafé?

25 juni 2020

VHS en Jong NS hebben vorig najaar het kenniscafé '100 jaar leven, vloek of zegen' georganiseerd. De deelnemers waren enthousiast. Op de VHS-website kunt u het verslag nog lezen. Het plan was om op 16 maart het tweede kenniscafé in deze serie te houden, met ditmaal als thema robotisering. De aankondigingen waren verstuurd, er waren al bijna 50 aanmeldingen. Het virus gooide roet in het eten. De bijeenkomst moest worden afgelast.

Ook bij NS, Movares en ProRail is het sindsdien voor kantoorpersoneel zoveel mogelijk thuiswerken. Toevallig heb ik net het NS Hoofdkantoor bezocht omdat ik een nieuwe I-pad moest ophalen. Een bijzondere ervaring. Het is een soort spookstad. Mijn scheurkalender stond nog op 7 maart. De koffieautomaat op de elfde verdieping deed het wel, maar er was verder niemand. Voor alle zekerheid waren er linten op de vloer geplakt om de verplichte anderhalve meter afstand aan te geven. Er wordt dus wel gewerkt aan de herintroductie van vergaderen en werken op kantoor. Het contact met de collegae (in de koffiehoek, de wandelgangen e.d.) behoort tot de zaken die men thuis mist.

Wat zijn de vooruitzichten? Wanneer kunnen we weer iets organiseren en hoe? De NS is heel voorzichtig met betrekking tot de terugkeer naar werken en vergaderen op kantoor. Sinds kort worden mondjesmaat vergaderingen van MT’s toegestaan. Regelmatig werken op kantoor zal wellicht tot het einde van het jaar nog ontmoedigd worden. Ook bij ProRail en Movares geldt tot begin september primair thuis werken. Daarna waarschijnlijk een mix van thuis en op kantoor met nadrukkelijk spitsmijden. Een bijeenkomst met meer dan dertig mensen kan op kantoor nog niet gepland worden. Ik weet ook niet of ik dat vanuit VHS al verantwoord zou vinden.

We hebben samen met Jong NS nagedacht over een digitaal kenniscafé. Wat zijn de voor- en nadelen? Digitaal heeft als voordeel een onbeperkt aantal deelnemers. Technisch kan er heel veel: presentaties houden, films tonen, een digitaal panel, een quiz, enz. Ook interactie tussen sprekers en deelnemers is te regelen, bijvoorbeeld door gericht vragen stellen of laten stellen. De sfeer van zo’n bijeenkomst is wel anders; klinischer en zakelijker. Je moet je aan een strak draaiboek houden. Brainstormen, discussiëren in groepjes en netwerken gaat minder goed. Misschien kun je zulke dingen na verloop van tijd beter inregelen. We zijn allemaal nog aan het leren hoe beter om te gaan met digitaal ontmoeten. Nu was er in de kleine kring van het organisatiecomité weinig enthousiasme voor een digitaal kenniscafé, ongeacht jong of oud. Webinars en digitale congressen te over. Er ontstaat digitale vergadermoeheid. We zien nu vooral uit naar echte ontmoetingen. Vooralsnog zijn dat dan bijeenkomsten met hooguit dertig mensen, en dan moet je netjes afstand houden. Ik word nog niet warm van het idee om zo een kenniscafé te houden.

Al met al ligt er op dit moment nog geen concreet plan voor een volgende bijeenkomst. Ik ben benieuwd hoe de VHS leden hierover denken. Mist u de contacten met andere VHS-leden? Heeft u liever een digitale bijeenkomst dan helemaal geen? Of is een digitale bijeenkomst niets voor u? Wat denkt u van een bijeenkomst met anderhalve meter afstand? Wat zijn uw ervaringen daarmee? Wat zijn uw ervaringen met digitale congressen / symposia e.d.? Hebben wij koudwatervrees voor een digitaal kenniscafé? Heeft u tips?

Laat het me weten, ik lees het graag.

Bas von Königslöw
Evenemententeam VHS
Bas.vonkonigslow@ns.nl